Regulamin panelu administratora Terms of service for the admin panel

§ 1. Strony, zakres i charakter umowy

1. Regulamin określa zasady świadczenia usługi RENTSPORTS na rzecz podmiotów prowadzących lub zarządzających obiektami sportowymi, dalej „Klient”.

2. Usługodawcą jest [NAZWA FIRMY], [FORMA PRAWNA], z siedzibą w [ADRES], NIP [NIP], REGON/KRS [REGON/KRS], dalej „RENTSPORTS”. Kontakt: contact@rentsports.app.

3. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu właściwych przepisów prawa polskiego. Przed zawarciem umowy Klient ma dostęp do jego aktualnej treści w sposób umożliwiający jej zapisanie i odtworzenie.

4. Regulamin dotyczy przede wszystkim Klientów działających jako przedsiębiorcy. Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw, które przysługują jej z mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności gdy dana umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego.

§ 2. Definicje

• System: oprogramowanie RENTSPORTS obejmujące panel administracyjny, aplikację i interfejs rezerwacyjny oraz komponenty integracyjne.
• Usługa: dostęp do Systemu wraz z funkcjami określonymi w aktualnej ofercie i wybranym planie.
• Klient: podmiot, który zawiera umowę i zarządza co najmniej jednym obiektem sportowym.
• Obiekt: hala, klub, kortownia lub inna lokalizacja skonfigurowana w Systemie.
• Kort: pojedynczy kort, stół lub inne boisko/jednostka infrastruktury rozliczana według cennika.
• Użytkownik końcowy: osoba dokonująca rezerwacji lub korzystająca z obiektu Klienta.
• Okres rozliczeniowy: miesiąc lub rok wybrany przez Klienta.
• Instancja dedykowana: uzgodnione wdrożenie z odrębną konfiguracją, marką lub infrastrukturą Klienta.
• DPA: Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 3. Zawarcie umowy elektronicznej

1. Przed zawarciem umowy Klient otrzymuje możliwość zapoznania się z Regulaminem, cennikiem, informacją o planie oraz Polityką prywatności. Regulamin jest udostępniany bezpłatnie w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.

2. Umowa zostaje zawarta po prawidłowym przejściu procesu rejestracji, potwierdzeniu adresu e-mail, zaakceptowaniu Regulaminu i dokonaniu pierwszej płatności. RENTSPORTS utrwala w zakresie technicznie uzasadnionym informacje pozwalające wykazać wersję Regulaminu i cennika zaakceptowaną przez Klienta oraz fakt złożenia oświadczeń.

3. Potwierdzenie zawarcia umowy wraz z jej treścią może być przesłane pocztą elektroniczną lub udostępnione w panelu w sposób pozwalający na jego zapisanie i odtworzenie.

4. Klient oświadcza, że osoba zakładająca konto jest uprawniona do zawarcia umowy albo działa w granicach udzielonego jej umocowania.

5. Zapoznanie się z Polityką prywatności nie stanowi zgody na przetwarzanie danych. Zgody, gdy są prawnie wymagane, są zbierane odrębnie.

§ 4. Zakres Usługi

W zależności od planu Usługa może obejmować:

• kalendarz i rezerwacje online w aplikacji mobilnej i przeglądarce;
• obsługę płatności Użytkowników końcowych przez integrację z kontem Klienta w PayU;
• automatyczne generowanie, aktywację i wygaszanie kodów dostępu przez integrację z TTLock;
• panel administracyjny, konfigurację obiektów, grafik, rezerwacji, transakcji, karnetów i statystyk;
• zarządzanie administratorami i uprawnieniami;
• hosting, subdomenę oraz funkcje integracyjne.

Zakres konkretnego planu wynika z oferty obowiązującej w chwili zakupu oraz konfiguracji konta. Funkcje mogą być rozwijane, modyfikowane lub wycofywane zgodnie z § 17.

§ 5. Abonament, limity i ceny

1. Opłata zależy od liczby Obiektów i Kortów objętych planem. Aktualny cennik jest prezentowany przed zawarciem lub zmianą umowy.

2. Przy wyborze okresu rocznego stosowany jest rabat 10% od sumy dwunastu miesięcznych opłat, chyba że oferta wskazuje inaczej.

3. Ceny w cenniku są cenami netto, chyba że wprost wskazano inaczej. VAT i zasady opodatkowania są stosowane zgodnie z właściwymi przepisami, w tym z zasadami właściwymi dla transgranicznych usług B2B.

4. Aktualny plan, liczba Obiektów/Kortów oraz cena są wyświetlane Klientowi przed potwierdzeniem zakupu lub zmiany.

§ 6. Płatności, odnowienie i opóźnienie

1. Abonament jest płatny z góry za cały Okres rozliczeniowy. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny taki sam Okres, o ile Klient wcześniej jej nie anuluje.

2. Płatność abonamentu może być realizowana przez Stripe. Szczegółowe dane instrumentu płatniczego są obsługiwane przez dostawcę płatności zgodnie z jego zasadami.

3. W razie nieudanej płatności RENTSPORTS może ponowić próbę obciążenia oraz wezwać Klienta do uregulowania należności. Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu możemy ograniczyć lub zawiesić dostęp do Usługi do czasu uregulowania zaległości.

4. Faktury są wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli zastosowanie znajduje KSeF, faktury są wystawiane i odbierane z wykorzystaniem tego systemu zgodnie z przepisami i konfiguracją Klienta.

§ 7. Zmiana planu, liczby Obiektów i rezygnacja

1. Klient może zmieniać plan i liczbę Obiektów/Kortów w panelu, jeżeli dana funkcja jest udostępniona. Zmiana obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego, chyba że ekran zmiany wskazuje jednoznacznie wcześniejsze zastosowanie i sposób proporcjonalnego rozliczenia.

2. Anulowanie subskrypcji następuje w panelu lub w sposób wskazany przez RENTSPORTS. Dostęp pozostaje aktywny do końca opłaconego Okresu rozliczeniowego.

3. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy co do zasady nie podlega proporcjonalnemu zwrotowi, z wyjątkiem przypadków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, uzgodnionej polityki zwrotów albo niewykonania Usługi z przyczyn leżących po stronie RENTSPORTS.

4. Opłata wdrożeniowa za Instancję dedykowaną jest bezzwrotna po rozpoczęciu prac wdrożeniowych, chyba że uzgodnienie handlowe lub bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§ 8. Płatności Użytkowników końcowych i odpowiedzialność Klienta

1. Płatności za rezerwacje są dokonywane na rzecz Klienta przez jego konto PayU. RENTSPORTS nie przechowuje środków pieniężnych należnych Klientowi i nie jest stroną umowy rezerwacji pomiędzy Klientem a Użytkownikiem końcowym, chyba że odrębne uzgodnienie stanowi inaczej.

2. Klient odpowiada za ceny, podatki, dokumenty sprzedaży, regulamin rezerwacji, zasady anulowania i zwrotów, reklamacje Użytkowników końcowych oraz zgodność świadczenia usługi sportowej z prawem właściwym dla Obiektu.

3. Jeżeli do sprzedaży rezerwacji, karnetów lub innych świadczeń na rzecz Użytkowników końcowych stosują się przepisy konsumenckie, Klient zapewnia wymagane informacje przed zawarciem umowy, prawidłowe potwierdzenie zawarcia umowy oraz zasady odstąpienia od umowy albo wyjątki od tego prawa. W szczególności usługi sportowe świadczone w oznaczonym dniu lub okresie mogą podlegać ustawowemu wyjątkowi od prawa odstąpienia.

4. Klient zapewnia Użytkownikom końcowym wymagane informacje o przetwarzaniu danych, regulamin rezerwacji i kontakt do obsługi. Jeżeli usługa Klienta podlega wymaganiom dostępności, w tym Polskiemu Aktowi o Dostępności, Klient odpowiada za spełnienie obowiązków dotyczących oferowanej przez siebie usługi konsumenckiej; RENTSPORTS współpracuje w zakresie elementów platformy objętych zakresem uzgodnionej Usługi.

5. Automatyzacja płatności i dostępu ma charakter techniczny. Klient pozostaje odpowiedzialny za możliwość awaryjnego otwarcia Obiektu, bezpieczeństwo fizyczne, zasilanie i łączność lokalną oraz prawidłowość konfiguracji zamków.

§ 9. Integracje z dostawcami zewnętrznymi

System korzysta z usług zewnętrznych, w szczególności Stripe, PayU, TTLock, Google Cloud/Firebase i dostawców poczty. Dostępność i funkcjonowanie tych usług może zależeć od ich własnych systemów, warunków i zmian technicznych.

Klient musi posiadać aktywne konto i zgodę na korzystanie z wymaganej integracji. RENTSPORTS nie odpowiada za zmianę API, blokadę, awarię lub ograniczenie usługi podmiotu trzeciego w zakresie, w jakim zdarzenie pozostaje poza kontrolą RENTSPORTS.

§ 10. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

• zamek lub kontroler zgodny z obsługiwanym standardem TTLock;
• bramka Wi-Fi TTLock umieszczona w zasięgu urządzenia zgodnie z wymaganiami producenta;
• aktywne konto biznesowe PayU;
• stałe i stabilne połączenie internetowe dla bramki;
• aktualna przeglądarka i urządzenie pozwalające bezpiecznie korzystać z panelu.

Klient odpowiada za zakup, instalację, konfigurację, zasilanie i utrzymanie własnego sprzętu oraz za poufność danych logowania i kluczy API.

Informacja o szczególnych zagrożeniach i oprogramowaniu

Korzystanie z Usługi wiąże się z typowymi zagrożeniami usług dostępnych przez Internet, w szczególności próbami phishingu, kradzieżą danych uwierzytelniających, złośliwym oprogramowaniem, przejęciem konta, nieuprawnionym wykorzystaniem kodów dostępu, atakami na urządzenia lub sieć lokalną oraz czasową niedostępnością Internetu, zasilania, dostawców zewnętrznych lub sprzętu Klienta.

Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie, silne i unikalne hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jeżeli jest dostępne, oraz nadawać uprawnienia wyłącznie osobom, które ich potrzebują. Kody dostępu do Obiektu należy traktować jako informacje poufne.

RENTSPORTS może wprowadzać do środowiska Klienta elementy oprogramowania i dane techniczne niezbędne do działania Usługi, w tym mechanizmy uwierzytelniania, aktualizacje, pliki sesyjne i mechanizmy bezpieczeństwa. Funkcje te nie powinny być wykorzystywane poza zakresem koniecznym do świadczenia Usługi.

§ 11. Dostępność, utrzymanie i wsparcie

1. RENTSPORTS dokłada uzasadnionych starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, z uwzględnieniem planowanych prac technicznych i awarii.

2. Prace mogą powodować czasowe ograniczenia. W przypadku planowanych przerw, które mogą mieć istotny wpływ na działanie usługi, RENTSPORTS, o ile jest to rozsądnie możliwe, poinformuje Klienta z wyprzedzeniem.

3. Wsparcie jest świadczone pod adresem contact@rentsports.app. Szczegółowe czasy reakcji lub poziomy dostępności obowiązują tylko wtedy, gdy wynikają z odrębnego SLA lub zamówienia.

§ 12. Własność intelektualna i dane Klienta

1. Prawa do Systemu, oprogramowania, dokumentacji, znaków i elementów interfejsu należą do RENTSPORTS lub jego licencjodawców. Umowa nie przenosi ich na Klienta.

2. Na czas obowiązywania umowy Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi w zakresie wynikającym z planu.

3. Klient zachowuje prawa do treści, opisów, zdjęć i innych danych wprowadzonych przez siebie do Systemu. Klient udziela RENTSPORTS niewyłącznego prawa do hostowania, kopiowania i przetwarzania tych treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

§ 13. Zasady dozwolonego korzystania

Klient nie może wykorzystywać Systemu do działań niezgodnych z prawem, naruszających prawa osób trzecich lub mających na celu obejście zabezpieczeń, nieuprawniony dostęp do danych, reverse engineering poza zakresem dozwolonym przez prawo, przeciążenie Systemu, rozpowszechnianie złośliwego oprogramowania albo dostęp do zasobów innych Klientów.

Klient odpowiada za treści publikowane przez niego w Systemie oraz za posiadanie praw i zgód potrzebnych do ich wykorzystania.

§ 14. Dane osobowe i DPA

1. W zakresie danych Użytkowników końcowych RENTSPORTS działa jako podmiot przetwarzający, a Klient jako administrator. Warunki określa Załącznik nr 1: umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA).

2. DPA obejmuje w szczególności przedmiot i czas trwania przetwarzania, rodzaj i cel przetwarzania, kategorie danych i osób, instrukcje Klienta, poufność, bezpieczeństwo, podwykonawców, obsługę żądań osób, naruszenia, audyty oraz zwrot lub usunięcie danych.

3. Klient nie udziela RENTSPORTS zgody na wykorzystywanie danych Użytkowników końcowych do własnej reklamy, sprzedaży danych lub trenowania modeli AI, chyba że istnieje odrębna, zgodna z prawem podstawa i uzgodnienie.

§ 15. Eksport danych i zakończenie usługi

1. Po zakończeniu umowy Klient może zażądać eksportu danych znajdujących się w Systemie w standardowym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie dostępnym dla danej funkcji, np. CSV lub JSON.

2. Standardowy eksport danych objętych Usługą jest realizowany bez dodatkowej opłaty, z zastrzeżeniem kosztów uzgodnionych przez Klienta dla dodatkowych, niestandardowych usług migracyjnych.

3. Na żądanie Klienta RENTSPORTS zapewnia rozsądne wsparcie przy zmianie dostawcy, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, w tym, jeżeli mają zastosowanie, art. 23–30 rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Data Act).

4. Jeżeli Data Act ma zastosowanie do Usługi jako usługi przetwarzania danych, prawa i obowiązki dotyczące zmiany dostawcy, okresów przejściowych i opłat za zmianę mają pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu, w zakresie w jakim jest to wymagane prawem.

§ 16. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

1. RENTSPORTS może zawiesić dostęp do Systemu w niezbędnym zakresie, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa, zapobieżenia bezprawnemu użyciu, usunięcia zagrożenia lub z powodu istotnego opóźnienia w płatności, po wcześniejszym wezwaniu, chyba że sytuacja wymaga natychmiastowego działania.

2. W przypadku istotnego naruszenia Regulaminu druga strona może wyznaczyć odpowiedni termin na usunięcie naruszenia, nie krótszy niż 7 dni, chyba że naruszenie jest nieusuwalne lub jego charakter uzasadnia natychmiastowe rozwiązanie.

3. Klient może zakończyć korzystanie z Usługi zgodnie z § 7. Zakończenie korzystania z Usługi nie wymaga kontaktu telefonicznego.

4. Rozwiązanie umowy nie wpływa na obowiązki dotyczące płatności, poufności, własności intelektualnej, odpowiedzialności ani ochrony danych, które ze swej natury powinny obowiązywać po zakończeniu umowy.

§ 17. Zmiany Usługi i Regulaminu

1. RENTSPORTS może rozwijać, modyfikować lub wycofywać elementy Usługi, jeżeli jest to uzasadnione rozwojem produktu, bezpieczeństwem, zmianą prawa, wymaganiami dostawców lub względami technicznymi, pod warunkiem że nie prowadzi to do nieuzasadnionego pozbawienia Klienta podstawowej funkcjonalności opłaconego planu.

2. Zmiana ceny jest komunikowana z wyprzedzeniem przed odnowieniem kolejnego Okresu rozliczeniowego i nie zmienia ceny już opłaconego okresu.

3. Zmiany Regulaminu o charakterze istotnym są komunikowane co najmniej 30 dni przed wejściem w życie, chyba że szybsza zmiana jest wymagana przez prawo, bezpieczeństwo lub decyzję organu. Klient może zrezygnować z odnowienia przed wejściem zmiany w życie, jeżeli zmiana istotnie zwiększa jego obowiązki. Zmiany nie naruszają praw nabytych ani bezwzględnie obowiązujących przepisów chroniących Klienta.

§ 18. Odpowiedzialność

1. Każda ze stron odpowiada za szkodę na zasadach wynikających z przepisów i umowy, z uwzględnieniem poniższych ograniczeń w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

2. RENTSPORTS nie odpowiada za szkody wynikające wyłącznie z działań lub zaniechań Klienta, Użytkownika końcowego, dostawcy internetu, zasilania, sprzętu Klienta, PayU, Stripe, TTLock lub innych usług zewnętrznych pozostających poza kontrolą RENTSPORTS.

3. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo RENTSPORTS nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie. Ograniczenia te nie wyłączają odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie jest prawnie niedopuszczalne, w szczególności odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie.

4. Łączna odpowiedzialność RENTSPORTS z tytułu umowy, z wyjątkiem przypadków odpowiedzialności wyłączonych z limitowania przez prawo, nie przekracza sumy opłat netto zapłaconych przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

§ 19. Siła wyższa

Strona nie odpowiada za niewykonanie zobowiązania w zakresie, w jakim jest ono skutkiem zdarzenia pozostającego poza jej rozsądną kontrolą, którego nie można było racjonalnie przewidzieć ani mu zapobiec, w tym poważnej awarii infrastruktury, klęski żywiołowej, działań władz, wojny, cyberataku o charakterze masowym lub długotrwałej awarii operatorów telekomunikacyjnych.

§ 20. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Usługi należy kierować na contact@rentsports.app, opisując problem oraz, w miarę możliwości, podając datę, czas i numer Obiektu. Reklamacje rozpatrujemy w terminie do 14 dni, chyba że charakter sprawy wymaga dodatkowego czasu; w takim przypadku poinformujemy Klienta o przyczynie opóźnienia i przewidywanym terminie odpowiedzi.

§ 21. Prawo właściwe i sąd

1. Do umowy stosuje się prawo polskie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, których nie można wyłączyć wyborem prawa.

2. W sporach pomiędzy przedsiębiorcami właściwy jest sąd właściwy dla siedziby RENTSPORTS, o ile przepis bezwzględnie obowiązujący nie stanowi inaczej.

3. Jeżeli Klient jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą i w danym przypadku korzysta z ustawowej ochrony przyznanej takim osobom, odpowiednie postanowienia Regulaminu stosuje się z uwzględnieniem tych praw.

§ 22. Postanowienia końcowe

1. Umowa, Regulamin, cennik oraz, w zakresie danych osobowych, DPA stanowią całość uzgodnień dotyczących Usługi. Odrębne zamówienie lub SLA może zmieniać Regulamin tylko w zakresie wyraźnie w nim wskazanym.

2. Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub nieskuteczne, pozostała część Regulaminu pozostaje w mocy, a strony zastąpią nieważne postanowienie innym, możliwie najbliższym jego gospodarczemu celowi.

3. Regulamin jest udostępniany w sposób pozwalający na jego zapisanie i odtworzenie. Językiem rozstrzygającym dla umowy jest język polski, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej w indywidualnym zamówieniu.

§ 1. Parties, scope and nature of the agreement

1. These Terms govern the RENTSPORTS service provided to organisations operating or managing sports facilities, referred to as the “Customer”.

2. The provider is [COMPANY NAME], [LEGAL FORM], with its registered office at [ADDRESS], tax ID [TAX ID], company/registry number [REG NO], referred to as “RENTSPORTS”. Contact: contact@rentsports.app.

3. These Terms constitute the terms for electronic services under applicable Polish law. Before entering into the agreement, the Customer has access to the current Terms in a form that allows them to be saved and reproduced.

4. These Terms primarily apply to Customers acting as businesses. Where the Customer is an individual entrepreneur, nothing in the Terms excludes or limits mandatory statutory rights applicable to that person, including rights that apply where the agreement is not professional in nature for that person.

§ 2. Definitions

• System: RENTSPORTS software including the admin panel, app, booking interface and integration components.
• Service: access to the System and features included in the selected plan.
• Customer: an entity entering into the agreement and managing at least one sports facility.
• Venue: a sports hall, club, court facility or other location configured in the System.
• Court: an individual court, table or other infrastructure unit billed under the price list.
• End user: a person making a booking or using the Customer's venue.
• Billing period: the month or year selected by the Customer.
• Dedicated Instance: an agreed deployment with separate configuration, branding or infrastructure.
• DPA: the Data Processing Agreement forming Annex 1 to these Terms.

§ 3. Electronic formation of the agreement

1. Before entering into the agreement, the Customer can review the Terms, pricing, plan information and Privacy Policy. The Terms are provided free of charge in a form that allows them to be saved and reproduced.

2. The agreement is formed after the Customer completes registration, confirms the email address, accepts the Terms and makes the first payment. RENTSPORTS records, to the extent technically justified, information sufficient to demonstrate the version of the Terms and pricing accepted by the Customer and the relevant statements of intent.

3. Confirmation of the agreement and its content may be sent by email or made available in the panel in a form that allows saving and reproduction.

4. The Customer confirms that the person creating the account is authorised to enter into the agreement or acts within a valid power of attorney.

5. Reviewing the Privacy Policy does not constitute consent to data processing. Where consent is legally required, it is collected separately.

§ 4. Service scope

Depending on the plan, the Service may include:

• online booking calendars in the mobile app and browser;
• End-user payments through integration with the Customer's PayU account;
• automatic generation, activation and expiry of access codes through TTLock;
• admin-panel functions for venues, schedules, bookings, transactions, passes and statistics;
• administrator and permission management;
• hosting, subdomain and integration functions.

The specific plan scope follows from the offer in effect at purchase and the Customer's account configuration. Features may be developed, modified or withdrawn under § 17.

§ 5. Subscription, limits and prices

1. The fee depends on the number of Venues and Courts covered by the plan. Current pricing is presented before entering into or changing the agreement.

2. For an annual billing period, a 10% discount is applied to the sum of twelve monthly fees unless the offer states otherwise.

3. Prices are net unless expressly stated otherwise. VAT and applicable taxation are applied in accordance with the relevant rules, including rules for cross-border B2B services.

4. The current plan, number of Venues/Courts and price are shown to the Customer before confirmation of a purchase or change.

§ 6. Payment, renewal and overdue amounts

1. The subscription is paid in advance for the full Billing period and renews automatically for the same period unless cancelled before renewal.

2. Subscription payments may be processed by Stripe. Payment-instrument details are handled by the payment provider under its own rules.

3. If payment fails, RENTSPORTS may retry the charge and notify the Customer. After the deadline stated in the notice, access may be restricted or suspended until overdue amounts are paid.

4. Invoices are issued in accordance with applicable law. Where KSeF applies, invoices are issued and received through that system in accordance with law and the Customer's configuration.

§ 7. Plan changes and cancellation

1. The Customer may change the plan and Venue/Court count in the panel where that functionality is available. Changes take effect from the next Billing period unless the change screen clearly states earlier application and the pro-rated calculation.

2. The Customer may cancel in the panel or by the method indicated by RENTSPORTS. Access remains active until the end of the paid Billing period.

3. A Billing period already started is generally non-refundable on a pro-rated basis, except where required by mandatory law, an agreed refund policy, or a material failure by RENTSPORTS to provide the Service.

4. The implementation fee for a Dedicated Instance is non-refundable after implementation work has started unless agreed otherwise or required by mandatory law.

§ 8. End-user payments and Customer responsibility

1. Booking payments are made to the Customer through the Customer's PayU account. RENTSPORTS does not hold the Customer's funds and is not a party to the booking agreement between the Customer and the End user unless otherwise agreed.

2. The Customer is responsible for prices, taxes, sales documents, booking terms, cancellation/refund rules, End-user complaints and legal compliance of the venue service in the relevant country.

3. The Customer must provide End users with the information required by data-protection law and its own venue rules.

4. Payment and access automation is technical. The Customer remains responsible for emergency/manual venue access, physical safety, power and local connectivity, and correct lock configuration.

§ 9. Third-party integrations

The System uses third-party services, in particular Stripe, PayU, TTLock, Google Cloud/Firebase and email providers. Their availability and operation may depend on their own systems, terms and technical changes.

The Customer must maintain any required third-party account and authorisation. RENTSPORTS is not responsible for an external provider's API changes, outage, blocking or restriction to the extent outside RENTSPORTS' reasonable control.

§ 10. Technical requirements and security

• a lock or controller compatible with the supported TTLock standard;
• a TTLock Wi-Fi gateway within the manufacturer's recommended range;
• an active PayU business account;
• stable internet connectivity for the gateway;
• a current browser and device suitable for secure panel use.

The Customer is responsible for purchasing, installing, configuring, powering and maintaining its own hardware and for protecting credentials and API keys.

Specific risks and software information

Use of the Service involves typical Internet-service risks, including phishing, credential theft, malware, account takeover, unauthorised use of access codes, attacks against devices or local networks, and temporary unavailability caused by Internet connectivity, power, third-party providers or Customer equipment.

The Customer should use up-to-date software, strong and unique passwords, multi-factor authentication where available, and grant permissions only to people who need them. Access codes to a Venue should be treated as confidential information.

RENTSPORTS may introduce software components and technical data needed to operate the Service into the Customer environment, including authentication mechanisms, updates, session files and security mechanisms. These functions should not be used outside the scope necessary to provide the Service.

§ 11. Availability, maintenance and support

1. RENTSPORTS uses reasonable efforts to keep the Service continuously available, subject to planned maintenance and outages.

2. Maintenance may temporarily limit the Service. Where reasonably possible, RENTSPORTS will announce planned interruptions that may materially affect operation.

3. Support is available at contact@rentsports.app. Specific response times or availability levels apply only if agreed in a separate SLA or order.

§ 12. Intellectual property and Customer data

1. Rights in the System, software, documentation, trademarks and interface elements belong to RENTSPORTS or its licensors. The agreement does not transfer those rights to the Customer.

2. During the term, the Customer receives a non-exclusive, non-transferable licence to use the Service within the selected plan.

3. The Customer retains rights to content, descriptions, photos and other data it enters into the System. The Customer grants RENTSPORTS a non-exclusive right to host, copy and process those materials solely as necessary to provide the Service.

§ 13. Acceptable use

The Customer must not use the System unlawfully or to infringe third-party rights, bypass security, gain unauthorised access, reverse engineer beyond what law permits, overload the System, distribute malware or access another Customer's resources.

The Customer is responsible for the content it publishes and for holding all rights and permissions needed to use it.

§ 14. Personal data and DPA

1. For End-user data RENTSPORTS acts as processor and the Customer as controller. The conditions are set out in Annex 1: Data Processing Agreement (DPA).

2. The DPA covers subject matter and duration, processing nature and purpose, data and data-subject categories, Customer instructions, confidentiality, security, subprocessors, data-subject requests, breaches, audits and return/deletion.

3. The Customer does not authorise RENTSPORTS to use End-user data for its own advertising, sale of data or AI training unless a separate lawful basis and agreement exist.

§ 15. Data export and service termination

1. After termination, the Customer may request an export of data held in the System in a standard machine-readable format available for the relevant function, such as CSV or JSON.

2. Standard export of data covered by the Service is provided without an additional fee, except for Customer-requested bespoke migration services.

3. On request, RENTSPORTS provides reasonable assistance with switching providers, including, where applicable, the mandatory requirements of Articles 23–30 of Regulation (EU) 2023/2854 (Data Act).

4. If the Data Act applies to the Service as a data processing service, its mandatory switching, transition-period and switching-charge provisions prevail over these Terms where required by law.

§ 16. Suspension and termination

1. RENTSPORTS may suspend access where necessary for security, prevention of unlawful use, removal of a threat or material payment default, normally after prior notice unless immediate action is necessary.

2. For a material breach, the other party may give a reasonable cure period of at least 7 days, unless the breach cannot be remedied or its nature justifies immediate termination.

3. Termination does not affect payment, confidentiality, intellectual-property, liability or data-protection obligations that by their nature should survive termination.

§ 17. Changes to the Service and Terms

1. RENTSPORTS may develop, modify or withdraw Service elements where justified by product development, security, legal changes, provider requirements or technical reasons, provided this does not unjustifiably deprive the Customer of the core functionality of its paid plan.

2. Price changes are communicated before renewal of the next Billing period and do not change a period already paid for.

3. Material changes to the Terms are communicated at least 30 days before entering into force, unless a faster change is required by law, security or an authority. Where a material change significantly increases the Customer's obligations, the Customer may cancel renewal before the change takes effect.

§ 18. Liability

1. Each party is liable for damage under applicable law and these Terms, subject to the limitations below to the extent permitted by law.

2. RENTSPORTS is not liable for damage caused solely by the Customer or End user, the Customer's internet connection, power, hardware, PayU, Stripe, TTLock or another third-party service outside RENTSPORTS' reasonable control.

3. To the maximum extent permitted by law, RENTSPORTS is not liable for lost profits or indirect damage. These limitations do not exclude liability that may not legally be limited, including liability for intentional harm.

4. RENTSPORTS' aggregate contractual liability, except where liability may not be capped by law, is limited to the net fees paid by the Customer for the Service during the 12 months preceding the event giving rise to the claim.

§ 19. Force majeure

A party is not liable for non-performance to the extent caused by an event beyond its reasonable control that could not reasonably have been predicted or prevented, including major infrastructure failures, natural disasters, government action, war, large-scale cyber incidents or prolonged telecom outages.

§ 20. Complaints

Complaints about the Service should be sent to contact@rentsports.app, describing the issue and, where possible, the date, time and Venue number. Complaints are handled within 14 days, unless the matter reasonably requires more time; in that case we will explain the reason and expected response date.

§ 21. Governing law and courts

1. Polish law applies, subject to mandatory rules that cannot be excluded by choice of law.

2. For disputes between businesses, the court competent for RENTSPORTS' registered office has jurisdiction unless mandatory law provides otherwise.

3. If the Customer is a natural person carrying on business and mandatory law grants such person consumer-like protection, these Terms apply subject to those rights.

§ 22. Final provisions

1. The agreement, these Terms, the price list and, for personal data, the DPA form the contractual framework for the Service. A separate order or SLA may amend these Terms only to the extent expressly stated there.

2. If any provision is invalid or unenforceable, the remaining provisions remain effective and the parties will replace the invalid provision with one closest to its economic purpose.

3. These Terms are made available so they can be stored and reproduced. The controlling contractual language is Polish, unless the parties expressly agree otherwise in an individual order.